Auximo Tech GmbH Blog

KI-Meetingprotokolle und Azure-DevOps-Aufgaben aus Teams

Ehsan Qadir — Fri, 06 Nov 2026 14:14:54 GMT

Der Meeting Summarizer & Task Creator Agent liest das Transkript jedes Microsoft-Teams-Meetings, sendet allen Teilnehmenden eine klare Zusammenfassung und macht aus den vereinbarten Arbeiten zugewiesene, priorisierte Aufgaben in Azure DevOps. Niemand muss Notizen machen, und niemand muss danach die To-do-Liste abtippen.

Ihr Meeting ist zu Ende. Die Nachbearbeitung ist schon erledigt.

Funktioniert mit: Microsoft Teams · Outlook · Azure DevOps · Azure OpenAI · Power Automate

Was der Meeting-Agent macht

Nach jedem Meeting erhalten alle Teilnehmenden eine E-Mail mit:

Meeting-Bewertung: eine Gesamtnote von 1 bis 10
Zusammenfassung: ein kurzer Überblick über das Gespräch
Kernpunkte: die wichtigsten besprochenen Themen
Aktionspunkte: was zu tun ist und wer verantwortlich ist
Entscheidungen: worauf sich das Team geeinigt hat
Erstellte Aufgaben: eine Tabelle der neuen Azure-DevOps-Aufgaben, jeweils direkt mit DevOps verlinkt

Beispiel der Tabelle mit erstellten Aufgaben (Namen frei erfunden):

Aufgabe	Zugewiesen an	Priorität	Fällig
Login-Fehler in Safari beheben	Jonas	1 – Dringend	Heute
Release-Dokumentation aktualisieren	Lea	3	+3 Arbeitstage

Überblick über den Agenten und die Systeme, die er verbindet.

So funktioniert es

Das Transkript wird verfügbar. Sobald ein aufgezeichnetes Teams-Meeting endet und Teams das Transkript veröffentlicht, startet der Agent von selbst. Es gibt nichts zu klicken und keinen Bot einzuladen.
Er sammelt den Kontext. Der Agent erfasst Titel, Datum, Uhrzeiten, Organisator und Teilnehmende des Meetings sowie die Beschreibung aus der Kalendereinladung. Beginnt der Titel mit einer Work-Item-Nummer in eckigen Klammern, zum Beispiel [1482] Sprint Review, verknüpft er das Meeting mit diesem Azure-DevOps-Element.
KI liest das ganze Gespräch. Ein GPT-4o-Modell auf Azure OpenAI analysiert das Transkript und liefert eine Zusammenfassung, Kernpunkte, Aktionspunkte mit Verantwortlichen, Entscheidungen und eine Gesamtbewertung des Meetings. Alles wird in der Sprache verfasst, in der das Meeting stattfand.
Aufgaben werden in Azure DevOps erstellt. Bei Meetings, die mit einem Work Item verknüpft sind, wird jede vereinbarte Arbeit zu einem Task mit Titel, Beschreibung, verantwortlicher Person, Priorität, Fälligkeitsdatum und Zeitschätzung. Die Aufgaben werden dem richtigen übergeordneten Element zugeordnet und erscheinen so auf dem Board, auf dem das Team bereits arbeitet.
Alle erhalten die Zusammenfassung. Organisator und alle Teilnehmenden erhalten eine formatierte E-Mail mit Bewertung, Zusammenfassung, Kernpunkten, Aktionspunkten, Entscheidungen und einer Tabelle der neuen Aufgaben.

Ablauf: vom Meeting zur Zusammenfassung. Prozess: So arbeitet der Agent.

Er kümmert sich um die Details, die oft vergessen gehen

Fristen respektieren die Arbeitswoche. Fälligkeitsdaten richten sich nach den Arbeitszeiten (09:00 bis 19:00 Uhr, Montag bis Freitag). Eine Frist, die auf ein Wochenende fallen würde, wird auf Montag verschoben.
Verantwortliche werden echten Personen zugeordnet. Sagt jemand im Meeting «Das übernehme ich», ordnet der Agent den Namen Ihrem Team in Teams zu und weist die Aufgabe dieser Person in DevOps zu.
Nichts geht verloren. Wird keine klare verantwortliche Person genannt, wird die Aufgabe trotzdem erstellt und als nicht zugewiesen angezeigt. So kann sie übernommen werden, statt vergessen zu gehen.
Jede Meeting-Sprache. Deutsch, Englisch oder eine andere Sprache: Zusammenfassung und Aufgaben kommen in der Sprache zurück, die Ihr Team tatsächlich gesprochen hat.
Hält sich im Hintergrund. Meetings ohne Work-Item-Nummer erhalten trotzdem eine Zusammenfassung per E-Mail, aber es werden keine Aufgaben erstellt. Ihr Board füllt sich nur mit Arbeit, die dorthin gehört.
Hält den Backlog ordentlich. Ist das verknüpfte Element selbst ein Task, werden neue Aufgaben stattdessen dessen übergeordnetem Element zugeordnet.

Prioritäten und Fälligkeitsdaten

Jede Aufgabe erhält eine Priorität von 1 bis 4, je nachdem, wie dringend sie besprochen wurde. Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus der Priorität.

Priorität	Bedeutung	Fälligkeitsdatum
1	Dringend	Heute
2 (Standard)	Innerhalb eines Tages	Heute oder der nächste Arbeitstag, wenn das Meeting nach 19:00 Uhr endete
3	Innerhalb von drei Tagen	In drei Arbeitstagen, Wochenenden ausgenommen
4	Ohne Frist	Kein Fälligkeitsdatum

So wird das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe festgelegt.

Für wen er gedacht ist

Projekt- und Delivery-Verantwortliche, die nach jedem Meeting eine Stunde damit verbringen, Protokolle zu schreiben und Tickets zu erstellen.
Software- und IT-Teams, die Sprints und Bugfixes in Azure DevOps planen.
Teams mit Kundenkontakt, die schriftlich festhalten müssen, was entschieden wurde und wer wofür verantwortlich ist.

Was Sie brauchen

Microsoft 365 mit aktivierter Transkription für Teams-Meetings.
Azure DevOps für Projekte und Work Items.
Power Automate, um den Flow auszuführen.
Ein Azure-OpenAI-Deployment in Ihrer eigenen Azure-Subscription.

Häufig gestellte Fragen

Zeichnet der Agent unsere Meetings auf?

Nein. Er nutzt das Transkript, das Microsoft Teams ohnehin erstellt. Wird ein Meeting nicht aufgezeichnet und transkribiert, tut der Agent für dieses Meeting nichts.

Müssen wir unsere Meetings anders durchführen?

Kaum. Aktivieren Sie die Transkription in Teams. Wenn Aufgaben in Azure DevOps erstellt werden sollen, beginnen Sie den Meeting-Titel mit der Work-Item-Nummer in eckigen Klammern, zum Beispiel [1482] Sprint Review. Alles andere bleibt wie bisher.

Was passiert bei Meetings ohne Work-Item-Nummer?

Die Teilnehmenden erhalten trotzdem die E-Mail mit Bewertung, Kernpunkten, Aktionspunkten und Entscheidungen. In Azure DevOps werden keine Aufgaben erstellt.

Wer erhält die Zusammenfassung per E-Mail?

Der Organisator oder die Organisatorin des Meetings und alle Teilnehmenden.

Wie schnell kommt die Zusammenfassung?

Der Agent startet, sobald Teams das Transkript bereitstellt. Die E-Mail kommt daher in der Regel wenige Minuten nach Ende des Meetings.

Welche Sprachen werden unterstützt?

Der Agent erkennt die Hauptsprache des Meetings und verfasst Zusammenfassung und Aufgaben in dieser Sprache, zum Beispiel Deutsch oder Englisch.

Wo werden unsere Meeting-Daten verarbeitet?

Das Transkript wird von einem GPT-4o-Modell in einem Azure-OpenAI-Deployment in Ihrer eigenen Azure-Subscription analysiert, und der Flow läuft in Ihrer eigenen Power-Automate-Umgebung.

Was, wenn eine Aufgabe der falschen Person zugewiesen ist oder die falsche Priorität hat?

Die Aufgaben sind normale Work Items in Azure DevOps. Ihr Team kann sie wie jede andere Aufgabe bearbeiten, neu zuweisen oder schliessen.

Was misst die Meeting-Bewertung?

Sie ist die Gesamteinschätzung der KI auf einer Skala von 1 bis 10, basierend auf dem Transkript. Sie gibt Teams ein schnelles Signal, wie produktiv ein Meeting war.

Können wir Arbeitszeiten, Prioritäten oder das E-Mail-Layout anpassen?

Ja. Bei der Einrichtung passt Auximo Arbeitszeiten, Prioritätsregeln, Fristen und E-Mail-Design an die Arbeitsweise Ihres Teams an.

Können wir ihn ohne Azure DevOps nutzen?

Ja, wenn Sie nur Meeting-Zusammenfassungen brauchen. Für die Erstellung von Aufgaben ist Azure DevOps nötig.

Möchten Sie den Agenten in Ihrem Microsoft 365 einsetzen?

Auximo richtet den Agenten in Ihrer Umgebung ein, verbindet ihn mit Ihrem Teams, Outlook und Azure DevOps und passt Arbeitszeiten, Prioritäten und E-Mail-Layout an die Arbeitsweise Ihres Teams an. Mehr über unsere Lösungen und AuximoDevelopment.

Wöchentlicher Projektstatusbericht mit Azure DevOps | Auximo

Ehsan Qadir — Fri, 06 Nov 2026 14:11:49 GMT

Der automatisierte wöchentliche Projektstatusbericht von Auximo ist ein Word-Dokument, das jedes laufende Projekt auf einen Blick zeigt: einen Ampelstatus, einen Zeitplan in sechs Phasen, ob etwas von Ihnen benötigt wird, und den Zahlungsplan. Er wird automatisch aus Projektdaten in Azure DevOps und Rechnungsdaten in bexio erstellt, sodass niemand Zahlen von Hand kopieren muss. Wer eine Ampel lesen kann, kann auch diesen Bericht lesen.

Warum wir das entwickelt haben

Wenn Sie ein Projekt an einen Partner übergeben, kommt jede Woche dieselbe Frage zurück: «Wo stehen wir eigentlich?»

Bei Auximo finden wir: Sie sollten gar nicht fragen müssen. Jede Woche erhalten Sie ein klares Dokument, das die Frage für Sie beantwortet: was gut läuft, was in Verzug ist, was wir von Ihnen brauchen und wo Sie bei den Zahlungen stehen. Kein Fachjargon, kein Suchen in E-Mails, kein Raten.

Dieses Dokument ist unser automatisierter wöchentlicher Projektstatusbericht: ein klarer, kundenfreundlicher Projektbericht, erstellt aus den Daten in Azure DevOps und Ihren Rechnungen. Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt hindurch. Technisches Vorwissen brauchen Sie nicht.

Kurz gesagt. Einmal pro Woche erhalten Sie ein Word-Dokument mit allen aktiven Projekten, die wir für Sie umsetzen. Jedes Projekt hat einen Ampelstatus, einen Zeitplan, eine Zahlungsübersicht und einen klaren Hinweis, ob wir etwas von Ihnen brauchen.

Wie Ihr Bericht entsteht

Im Hintergrund kommen zwei Informationsquellen zusammen. Die erste ist unsere Projektarbeit: die Aufgaben, Meilensteine und Fälligkeitsdaten Ihres Projekts. Die zweite sind Ihre Rechnungen: Rechnungsnummern, Fälligkeitsdaten und ob sie bezahlt sind.

Auximo prüft diese Informationen, übernimmt die Datumsberechnungen und schreibt alles in einem festen, vertrauten Layout zusammen. Das Ergebnis ist ein Word-Dokument für Ihr Unternehmen. So sieht der Bericht jede Woche gleich aus, und Sie wissen immer, wo Sie hinschauen müssen.

Von Projektarbeit und Rechnungen zu einem gut lesbaren Bericht.

Die Tools hinter Ihrem Projektbericht

Ein guter Projektstatusbericht ist nur so zuverlässig wie die Tools, auf denen er aufbaut. Wir nutzen etablierte Tools, die Sie vielleicht schon kennen, und verbinden sie so, dass niemand Zahlen von Hand kopieren muss.

Von Ihren Tools zu Ihrem Bericht: ohne manuelles Kopieren und Einfügen.

Azure DevOps (Projektverfolgung)

In der DevOps-Plattform von Microsoft planen und verfolgen wir Ihr Projekt: jedes Projekt, seine Schritte, Fälligkeits- und Abschlussdaten. Da der Status direkt aus den echten Projektdaten stammt, zeigt er, was tatsächlich passiert.

bexio (Rechnungen und Zahlungen)

Ihre Rechnungen, Rechnungsnummern, Fälligkeitsdaten und der Zahlungsstatus stammen aus unserer Buchhaltungssoftware. So ist der Zahlungsplan in Ihrem Bericht immer aktuell.

Auximo-Automatisierung

Unsere eigene Automatisierung liest beide Quellen, berechnet Ampelstatus und Zeitplan und füllt den Bericht aus. Das ist der Teil, der Stunden an manueller Berichtsarbeit spart.

Microsoft Word (Ihr Bericht)

Das Ergebnis ist ein normales Word-Dokument mit festem Layout. Einfach zu lesen, weiterzuleiten und zu archivieren. Zum Öffnen brauchen Sie weder spezielle Software noch ein Login.

Ein Rundgang durch Ihren wöchentlichen Projektbericht

Jeder Bericht besteht aus zwei Teilen. Die erste Seite ist die Projektübersicht. Danach folgt für jedes Ihrer Projekte eine Detailseite. So ist der Bericht aufgebaut:

Der Bericht auf einen Blick. Die Nummern entsprechen der Liste unten.

Wer und wann. Ihr Firmenname, das Datum und die Kalenderwoche (KW), damit Sie immer wissen, welche Woche Sie vor sich haben.
Alle Projekte auf einen Blick. Eine Zeile pro Projekt mit Projektnummer, Name, Typ, Fortschritt und Zieldatum.
Ampelstatus. Ein farbiger Punkt und ein Wort, die zeigen, wie es um das Projekt steht.
Wo Handlungsbedarf besteht. Ein Punkt, der zeigt, ob wir etwas von Ihnen brauchen.
Eine Detailseite pro Projekt. Zeitplan, Zahlungsplan und Ihre Projektleitung, alles auf einer Seite.

Welche Projekte sind enthalten?

Ihr Bericht listet die Projekte auf, die aktuell laufen. Abgeschlossene Projekte fallen von selbst heraus, sodass sich der Bericht nie mit Altem füllt. Je nachdem, was wir für Sie umsetzen, gehört ein Projekt zu einem von drei Typen:

Die Ampel: Wie steht es um mein Projekt?

Der Status ist der schnellste Weg, den Puls eines Projekts zu fühlen. Er betrachtet immer den Schritt, an dem wir gerade arbeiten, und vergleicht das heutige Datum mit dem Fälligkeitsdatum dieses Schritts.

Im Plan, Gefährdet, Kritisch: grün, gelb, rot.

Gut zu wissen. Wochenenden zählen nicht. Fällt ein Fälligkeitsdatum auf einen Freitag, gelten Montag und Dienstag noch als «Gefährdet». Ein Schritt wird erst «Kritisch», wenn drei volle Arbeitstage vergangen sind. «Gefährdet» ist eine Frühwarnung, kein Alarm. Es bedeutet: Wir sind etwas im Verzug, und wir sind dran.

Der Zeitplan: Was ist erledigt, was kommt als Nächstes?

Jedes Projekt durchläuft dieselben sechs Phasen, von der ersten Freigabe bis zum abschliessenden Review. Der Zeitplan zeigt sie der Reihe nach, sodass Sie den ganzen Weg auf einen Blick sehen.

Die Farben erklären sich selbst. Blaue Phasen sind abgeschlossen und zeigen ihr Abschlussdatum. Die grüne Phase ist die, an der wir heute arbeiten – deshalb steht dort «Today». Graue Phasen liegen noch vor uns und zeigen ihr geplantes Datum.

Kundenaktion: Wird etwas von mir benötigt?

Niemand mag ein Projekt, das stockt, weil jemand auf eine Antwort wartet, von der niemand wusste, dass sie nötig ist. Deshalb hat jede Projektseite ein Feld «Client Action».

Roter Punkt: Wir brauchen etwas von Ihnen. Das Feld sagt Ihnen in einfachen Worten genau, was.
Grünes Häkchen: Nichts zu tun. Das Feld sagt es klar, sodass ein leeres Feld nie Fragen offenlässt.

Der Zahlungsplan: immer klar, nie eine Überraschung

Jede Projektseite zeigt auch Ihren Zahlungsplan. Die Zahlungen sind in drei Schritte aufgeteilt, die an den tatsächlichen Projektfortschritt gekoppelt sind: 25 % zum Start (Down Payment), 50 % bei der Kundenabnahme (Client Acceptance) und 25 % beim Go-Live.

Ein Beispiel für einen Zahlungsplan. Zahlen und Daten sind Beispiele.

Für jeden Schritt sehen Sie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und einen Status:

Bezahlt (grün): Die Rechnung ist bezahlt. Vielen Dank!
Offen (gelb): Die Rechnung wurde versendet und wartet auf Zahlung.
Überfällig (rot): Das Fälligkeitsdatum ist überschritten und die Zahlung ist noch offen.
Noch nicht fällig (grau): Für diesen Schritt gibt es noch keine Rechnung. Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum bleiben leer, bis es eine gibt.

Was das für Sie bedeutet

Klarheit

Ein Dokument, ein Layout, jede Woche. Sie müssen nie nach dem Status Ihres Projekts suchen.

Ehrlichkeit

Verzögerungen erscheinen als «Gefährdet» oder «Kritisch», statt versteckt zu werden. Sie erfahren es zuerst von uns.

Weniger Hin und Her

Offene Fragen und Zahlungen sind auf einen Blick sichtbar. So braucht es weniger Statusanrufe und E-Mails.

So arbeitet Auximo: Wir bauen nicht nur Ihre Lösung, wir halten Sie dabei auch auf dem Laufenden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der wöchentliche Projektbericht?

Ein Word-Dokument, das den Stand aller laufenden Projekte mit Auximo zusammenfasst: Status, Zeitplan, offene Fragen und Zahlungen. Es wird für Ihr Unternehmen erstellt und hat jede Woche dasselbe Layout.

Wie oft erhalte ich ihn?

Wöchentlich. Kalenderwoche (KW) und Datum stehen oben auf dem Bericht, sodass Sie immer wissen, welche Woche er abdeckt.

Was bedeuten Im Plan, Gefährdet und Kritisch?

Im Plan (grün) bedeutet, dass der aktuelle Schritt noch vor seinem Fälligkeitsdatum liegt. Gefährdet (gelb) bedeutet, dass das Fälligkeitsdatum um weniger als drei Arbeitstage überschritten ist. Kritisch (rot) bedeutet, dass drei oder mehr Arbeitstage vergangen sind. Wochenenden zählen nicht.

Bei meinem Projekt steht «Gefährdet». Muss ich mir Sorgen machen?

Kein Grund zur Panik. Es ist eine Frühwarnung, dass ein Schritt etwas hinter dem geplanten Datum liegt. Wenn wir etwas von Ihnen brauchen, um wieder auf Kurs zu kommen, steht das im Feld «Client Action» auf der Projektseite.

Was soll ich tun, wenn ich den roten Punkt bei «Client Action» sehe?

Lesen Sie den Text im Feld. Er sagt Ihnen genau, was wir von Ihnen brauchen, zum Beispiel ein Dokument, eine Entscheidung oder einen Zugang zu einem System. Sobald Sie es geschickt haben, machen wir weiter. Wenn etwas unklar ist, fragen Sie Ihre Projektleitung bei Auximo.

Was bedeutet das grüne Häkchen?

Dass im Moment nichts für Sie zu tun ist. Im Feld steht «Keine Aktion des Kunden erforderlich.»

Warum fehlt mein Projekt im Bericht?

Der Bericht zeigt nur laufende Projekte. Ein abgeschlossenes Projekt erscheint nicht mehr. Wenn Sie ein Projekt erwarten, das nicht aufgeführt ist, wenden Sie sich bitte an Ihre Projektleitung bei Auximo.

Welches sind die sechs Phasen im Zeitplan?

PDD Approval, Development & Unit Testing, Integration Testing, Deployment and UAT, Production Deployment und Project Review. Jedes Projekt folgt dieser Reihenfolge. Im Hintergrund gibt es einige zusätzliche Arbeitsschritte, etwa die Systemdokumentation und die Ablage der Lösung. Diese ordnen wir der jeweils passenden Phase zu, damit Ihr Zeitplan übersichtlich bleibt.

Warum steht im Zeitplan «Today»?

«Today» markiert die Phase, an der wir gerade arbeiten. Phasen davor zeigen ihr Abschlussdatum, Phasen danach ihr geplantes Datum.

Wie lese ich den Zahlungsplan?

Jede Zeile ist ein Zahlungsschritt (Down Payment, Client Acceptance, Go-Live) mit seinem Anteil am Gesamtbetrag. Sie sehen Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und einen Status: Bezahlt, Offen, Überfällig oder Noch nicht fällig.

Warum sind Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum leer?

Weil es für diesen Schritt noch keine Rechnung gibt. Die Zeile zeigt dann «Noch nicht fällig». Beide Felder füllen sich automatisch, sobald die Rechnung existiert.

Wer ist meine Ansprechperson für ein Projekt?

Die Projektleitung ist auf der Detailseite jedes Projekts genannt. An diese Person wenden Sie sich mit allen Fragen zum Projekt.

Mit welchen Tools wird der Projektstatusbericht erstellt?

Die Projektdaten stammen aus Azure DevOps, die Rechnungs- und Zahlungsdaten aus bexio. Die Automatisierung von Auximo verbindet beides und erstellt den fertigen Bericht als Microsoft-Word-Dokument.

Kann Auximo eine automatisierte Projektberichterstattung für mein Unternehmen einrichten?

Ja, genau so etwas machen wir gerne. Wenn Sie Ihre Arbeit bereits in Azure DevOps verfolgen, können wir daraus einen klaren wöchentlichen Projektstatusbericht in Ihrem Layout und Ihrer Sprache machen. Melden Sie sich, und wir schauen uns Ihr Setup gemeinsam an.

Brauche ich Azure DevOps, um Berichte von Auximo zu erhalten?

Nein. Als Kundin oder Kunde erhalten Sie einfach den fertigen Word-Bericht. Azure DevOps ist das Tool, mit dem wir die Arbeit planen und verfolgen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektstatusbericht und einem Dashboard?

Ein Dashboard muss man öffnen und interpretieren. Ein Statusbericht wird Ihnen zugestellt, mit festem Layout und bereits erledigter Interpretation: Status, nächste Schritte und offene Fragen. Viele Kundinnen und Kunden bevorzugen das für Steuerungssitzungen und Management-Updates.

Warum ist mein Bericht auf Deutsch?

Beschriftungen und Status im Bericht sind auf Deutsch. Wenn Sie eine andere Sprache wünschen, sagen Sie es bitte Ihrer Ansprechperson bei Auximo.

Möchten Sie automatisierte Projektstatusberichte für Ihr Unternehmen?

Verfolgen Sie Projekte in Azure DevOps und erstellen Sie Statusberichte stundenlang von Hand? Auximo richtet auch für Ihr Unternehmen eine automatisierte, kundenfreundliche Projektberichterstattung ein. Nehmen Sie Kontakt mit Auximo auf – für ein kurzes Gespräch und einen Beispielbericht auf Basis Ihres eigenen Setups. Mehr über unsere Lösungen und AuximoDevelopment.

Kalenderbasierte Zeiterfassung mit Azure DevOps | Auximo

Ehsan Qadir — Fri, 06 Nov 2026 13:26:20 GMT

Die kalenderbasierte Zeiterfassung von Auximo macht aus gewöhnlichen Outlook- oder Teams-Terminen Zeiteinträge für Azure DevOps. Einmal pro Woche liest die Automatisierung jeden Termin mit einer Work-Item-ID in eckigen Klammern, bucht die Zeit auf das passende Issue oder den passenden Task und füllt eine SharePoint-Liste mit den Ergebnissen. Sie arbeiten weiter in Ihrem Kalender; die Automatisierung erledigt die Buchhaltung der Zeit.

Warum wir das entwickelt haben

Die meisten Unternehmen beschäftigt eine Frage: «In welchen Bereichen geht am meisten Zeit verloren, und ist das gerechtfertigt?» Diese Frage verlangt eine genaue Antwort statt einer Schätzung – und eine Methode, die nicht noch mehr Zeit kostet.

Deshalb hat Auximo eine Komplettlösung für diese Herausforderung entwickelt. Sie bringt Ihren Outlook-/Teams-Kalender, SharePoint und Azure DevOps unter ein Dach. Sie erstellen einfach Ihren Kalendertermin, und unsere Automatisierung erledigt den Rest, indem sie die Zeit auf die entsprechenden Issues und Tasks in Azure DevOps bucht.

Kurz gesagt. Einmal pro Woche läuft die Zeiterfassungs-Automatisierung über alle Benutzerkalender und aktualisiert die SharePoint-Liste mit den erfassten Zeiten und den zugehörigen Work-Item-IDs.

So funktioniert die kalenderbasierte Zeiterfassung

Was Sie in Ihrem Kalendertermin eintragen

Im Teams- oder Outlook-Kalender:

wählen Sie eine Arbeitsart aus den Kategorien (optional),
legen Sie Start- und Endzeit fest,
tragen Sie die Azure-DevOps-Issue- oder Task-Nummer in eckigen Klammern im Titel ein, zum Beispiel [1234],
beschreiben Sie die erledigte Arbeit kurz im Textfeld des Termins.

Beispiel einer Zeiterfassung im Kalender.

Was die Automatisierung einmal pro Woche erledigt

Die Automatisierung läuft einmal pro Woche über alle freigegebenen Kalender und übernimmt alle Termine und Meetings der Vorwoche, die eine Work-Item-ID in eckigen Klammern enthalten. Anhand der eingetragenen Work-Item-ID (Issue- oder Task-Nummer) ermittelt sie in Azure DevOps die übergeordneten Work-Item-IDs (Epic- oder Issue-Nummer) und deren Namen sowie Projektname und Projektnummer.

Alle ermittelten Informationen werden in eine SharePoint-Liste geschrieben, die für weitere Auswertungen genutzt werden kann.

Beispiel der SharePoint-Felder, die befüllt werden.

Wie Sonderfälle behandelt werden

Angenommene Meetings: Zeit wird nur für Meetings erfasst, die Sie angenommen haben.
Eigene Meetings und Termine: Meetings, die Sie organisieren, und Termine werden automatisch erfasst.
Abgesagte Termine: Diese werden nicht berücksichtigt.
Abwesenheiten: Im Kalender eingetragene Abwesenheiten werden mit 8 Stunden auf eine «Time-off»-Issue-ID gebucht.
Fehler: Führt ein Kalendereintrag zu einem fehlgeschlagenen Zeiteintrag, erhält die betreffende Person eine E-Mail mit dem fehlerhaften Eintrag und einer Anleitung zur Korrektur. Nach der Korrektur kann sie manuell eine Automatisierung starten, die die korrigierten Einträge erfasst.

Die Tools hinter der Zeiterfassung

Eine genaue Zeiterfassung braucht zuverlässige Tools. Deshalb setzt die kalenderbasierte Zeiterfassung von Auximo auf Tools, die zuverlässig und in Unternehmen weit verbreitet sind.

Outlook-/Teams-Kalender (Termine und Meetings erstellen)

Im Kalender wird jede Arbeitstätigkeit geplant. Deshalb ist er der naheliegende Ort, um Zeit zu erfassen.

Azure DevOps (Projektverfolgung)

In der DevOps-Plattform von Microsoft werden Projekte geplant und verfolgt: jedes Projekt, seine Schritte, Fälligkeits- und Abschlussdaten. Da die Daten direkt aus den echten Projektdaten stammen, zeigen sie, was tatsächlich passiert.

SharePoint-Liste (Datensammlung)

Eine SharePoint-Liste eignet sich ideal, um Zeiteinträge zu erstellen, zu pflegen und zu löschen. Die Einträge lassen sich anschliessend einfach in weiteren Automatisierungen nutzen, um zusätzliche Erkenntnisse zu gewinnen.

Auximo-Automatisierung

Unsere Automatisierung spart die Zeit, die sonst für das Festhalten der Zeit draufgeht. Der daraus entstehende Überblick hilft Ihnen, besser zu planen, zu strukturieren und zu organisieren.

Was das für Ihr Team bedeutet

Klarheit

Eine einfache Art, Zeit zu erfassen.

Struktur

Zeiteinträge mit allen nötigen Informationen und auswertbaren Erkenntnissen.

Effizienz

Weniger Aufwand für die Zeiterfassung und Transparenz darüber, wie viel Zeit in welche Aufgaben fliesst.

Zusammen ergibt das eine benutzerfreundliche Komplettlösung, um Ihre Produktivität zu steigern.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die kalenderbasierte wöchentliche Zeiterfassung?

Sie erfassen Ihre Arbeit als normale Outlook- oder Teams-Termine. Einmal pro Woche liest die Automatisierung von Auximo diese Termine und bucht die Zeit auf die passenden Issues und Tasks in Azure DevOps. Zusätzlich füllt sie eine SharePoint-Liste mit den Ergebnissen.

Was muss ich in meinem Kalendertermin eintragen?

Start- und Endzeit, die Azure-DevOps-Issue- oder Task-Nummer in eckigen Klammern im Titel (zum Beispiel [1234]), eine kurze Beschreibung der erledigten Arbeit im Textfeld und optional eine Kategorie für die Arbeitsart.

Wie oft läuft die Automatisierung?

Einmal pro Woche über alle freigegebenen Kalender. Sie übernimmt die Termine der Vorwoche, die eine Work-Item-ID in eckigen Klammern enthalten.

Welche Informationen ergänzt die Automatisierung aus Azure DevOps?

Anhand der eingetragenen Work-Item-ID ermittelt sie die übergeordneten Work Items (Epic oder Issue) und deren Namen sowie Name und Nummer des Projekts. All das landet in einer SharePoint-Liste, die Sie für weitere Auswertungen nutzen können.

Welche Termine werden erfasst und welche nicht?

Meetings werden nur erfasst, wenn Sie sie angenommen haben. Meetings, die Sie organisieren, und Termine werden automatisch erfasst. Abgesagte Termine werden nicht erfasst. Abwesenheiten im Kalender werden mit 8 Stunden auf eine «Time-off»-Issue-ID gebucht.

Was passiert, wenn mir bei einem Eintrag ein Fehler unterläuft?

Schlägt ein Eintrag fehl, erhalten Sie eine E-Mail mit dem fehlerhaften Eintrag und einer Anleitung zur Korrektur. Nach der Korrektur können Sie manuell eine Automatisierung starten, die die korrigierten Einträge erfasst.

Welche Tools nutzt diese Lösung?

Den Outlook-/Teams-Kalender, in dem Sie Termine erstellen; Azure DevOps mit den Projektdaten; SharePoint, wo die Zeiteinträge gespeichert werden; und die Automatisierung von Auximo, die alles verbindet.

Muss ich ein neues Zeiterfassungs-Tool lernen?

Nein. Sie arbeiten weiter in Ihrem gewohnten Kalender. Sie ergänzen Ihre Termine um die Work-Item-ID und eine kurze Beschreibung, den Rest erledigt die Automatisierung.

Was kann mein Unternehmen mit den erfassten Daten anfangen?

Die SharePoint-Liste enthält jeden Eintrag mit den Angaben zu Work Item und Projekt. Sie können sie für weitere Automatisierungen und Berichte darüber nutzen, wohin die Zeit tatsächlich fliesst – und erhalten so eine Antwort statt einer Schätzung.

Kann Auximo das für mein Unternehmen einrichten?

Ja. Nehmen Sie Kontakt mit Auximo auf, um Ihren Anwendungsfall in einem kurzen Gespräch zu besprechen.

Möchten Sie die kalenderbasierte Zeiterfassung für Ihr Unternehmen?

Brauchen Sie eine bessere und einfach zu bedienende Zeiterfassung für Ihr Unternehmen? Auximo richtet auch für Ihr Unternehmen eine automatisierte, kundenfreundliche Zeiterfassung ein. Nehmen Sie Kontakt mit Auximo auf, um Ihren Anwendungsfall in einem kurzen Gespräch zu besprechen. Mehr über unsere Lösungen und AuximoDevelopment.

Rechnungs- & Spesenautomatisierung mit AuximoLens und bexio

Ehsan Qadir — Fri, 06 Nov 2026 13:23:53 GMT

Das Rechnungs- und Spesensystem von Auximo verbindet Lieferantenrechnungen, Spesenbelege und Freigaben mit bexio. AuximoLens, unser selbst entwickeltes System zur Dokumentenanalyse, liest die wichtigsten Angaben aus und bereitet Vorschläge für Konto und MWST vor, sodass Mitarbeitende Informationen prüfen statt abtippen. Lieferantenrechnungen gelangen nach Prüfung und Freigabe zu bexio; Spesen gelangen nach dem Einreichen über die Expenses App direkt zu bexio.

Warum wir das entwickelt haben

Eine Rechnung ist in Sekunden da. Warum dauert die Arbeit damit so viel länger?

Es beginnt mit etwas Kleinem. Eine Rechnung landet in Ihrem Posteingang. Eine Kollegin kommt mit einer Quittung von einer Geschäftsreise zurück. Jemand kauft etwas fürs Büro und verspricht, die Spesen später einzureichen. Nichts Ungewöhnliches. Einfach ein normaler Arbeitstag.

Dann beginnen die Fragen. Wohin gehört dieses Dokument? Wer muss es freigeben? Hat schon jemand den Betrag erfasst? Auf welches Konto gehört es? Und wie steht es mit der MWST?

Das Dokument selbst ist selten das Schwierige. Es ist alles, was danach kommt.

Zwei Wege im Überblick: Rechnungen und Spesen

Rechnungen gelangen nach Prüfung und Freigabe zu bexio. Spesen gelangen nach dem Einreichen über die Expenses App direkt zu bexio – beide mit den Vorschlägen für Konto und MWST-Typ, die für die Buchung in bexio nötig sind. Das Ziel ist dasselbe, der Weg ist ein anderer.

Zwei Einstiegspunkte und zwei unterschiedliche Wege durch die Arbeit.

Die Tools hinter dem Rechnungs- und Spesenprozess

Die Arbeit fühlt sich einfacher an, wenn die Tools zusammenspielen. Mitarbeitende sehen die App und die Informationen, die sie brauchen; die Verbindungen im Hintergrund tragen das Dokument und seine Angaben von Schritt zu Schritt.

Die wichtigsten Verbindungen hinter den Systemen. Rechnungs- und Spesenweg nutzen diese Tools unterschiedlich.

E-Mail für eingehende Rechnungen

Der Weg einer Rechnung beginnt im Postfach. Eine per E-Mail eingehende Lieferantenrechnung gelangt in den Rechnungsverarbeitungs-Workflow, sodass das Team einen klar definierten Startpunkt hat.

Power Apps für die Menschen, die die Arbeit erledigen

In der Rechnungsfreigabe-App prüft die verantwortliche Person die Rechnungen; die App verwaltet die Status «In Process», «Approved» und «Rejected».

In der separaten Expenses App laden Mitarbeitende Belege hoch, lassen sie analysieren, prüfen die Angaben und reichen ihre Spesen ein.

AuximoLens für die Dokumentenanalyse

AuximoLens ist unser selbst entwickeltes System zur Dokumentenanalyse und in beide Workflows integriert – Rechnungen und Spesen. Es liest die wichtigsten Angaben aus und reduziert manuelle Eingaben, während die Informationen für Prüfung und Korrektur verfügbar bleiben.

Auximo-Automatisierung für die Verbindungen

Power Automate und Python-Komponenten koordinieren die Verarbeitung. Die Komponente für Buchungsvorschläge nutzt die Angaben aus dem Dokument zusammen mit den verfügbaren bexio-Konten und MWST-Optionen, um eine Empfehlung vorzubereiten.

SharePoint für Datensätze und Dokumente

SharePoint enthält die Datensätze und Belege, die in den Workflows verwendet werden, auch im Rechnungsfreigabeprozess. Diese Ablage im Hintergrund hilft, die Informationen geordnet zu halten, während die Arbeit von Schritt zu Schritt weitergeht.

bexio für die Anbindung an die Buchhaltung

Freigegebene Lieferantenrechnungen und eingereichte Spesen werden an bexio übermittelt. Rechnungen durchlaufen zuerst die Freigabe-App. Bei Spesen löst das Einreichen eine E-Mail an den Verarbeitungs-Workflow aus, danach folgen die bexio-Vorschläge und die Übermittlung. Auch die Stammdaten zu Konten und MWST fliessen in die Buchungsvorschläge ein.

So funktioniert der Rechnungsprozess: vom Posteingang zu bexio

Stellen Sie sich vor, Sie öffnen an einem hektischen Montagmorgen eine Lieferantenrechnung. Bevor jemand entscheiden kann, was damit passiert, müssen Lieferant, Daten und Gesamtbetrag ermittelt werden. Ausserdem muss jemand verstehen, wofür der Kauf war.

Der Workflow von Auximo liest die Rechnungsangaben aus und bereitet Vorschläge für Buchung und MWST vor. Statt mit einem leeren Datensatz zu beginnen, startet die prüfende Person mit Informationen, die aus dem Dokument stammen.

Danach erscheint die Rechnung in der Rechnungsfreigabe-App mit dem Status «In Process». Sie wartet auf eine Entscheidung und hat einen festen Platz im Prozess, statt ein weiterer Anhang zu sein, an den man denken muss.

Vom E-Mail-Anhang über die Prüfung in der Rechnungs-App bis zur Übermittlung an bexio nach der Freigabe.

Eine Entscheidung, die sichtbar bleibt

Die verantwortliche Person prüft die Rechnung und wählt «Approve» oder «Reject». Die App zeigt den daraus folgenden Status an. Freigegebene Rechnungen werden anschliessend an bexio übermittelt. Abgelehnte Rechnungen durchlaufen diese Übermittlung für freigegebene Rechnungen nicht.

Vorbereitete Informationen und menschliches Urteil. Einen Betrag auszulesen oder ein Konto vorzuschlagen, bedeutet nicht, dass ein Kauf freigegeben ist. Die Prüfung in der Rechnungsfreigabe-App ist eine eigene Entscheidung.

So funktioniert der Spesenprozess: vom Beleg zu bexio

Unterdessen hat ein Kollege gerade etwas für die Arbeit bezahlt. Die Quittung wandert in die Tasche. Ein Foto wird gemacht. Gut möglich, dass der nächste Gedanke vertraut klingt: Darum kümmere ich mich später.

Später ist die Quittung vielleicht noch da, aber die Details sind weniger klar. Wofür war der Kauf? Welcher Betrag soll erfasst werden? Wo muss er eingereicht werden?

Die Auximo Expenses App gibt dieser Quittung einen Ort, solange der Kauf noch frisch in Erinnerung ist.

1. Beleg hochladen und die Analyse starten

Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter lädt ein Foto oder PDF des Belegs hoch und startet die Analyse. Das System hilft, das Spesenformular mit Angaben wie Anbieter, Datum, Betrag, Währung und MWST auszufüllen – je nachdem, was auf dem Dokument sichtbar ist.

2. Angaben prüfen und den Kontext ergänzen

Die Person prüft das Ergebnis, korrigiert, was nötig ist, und füllt die übrigen Felder aus. Der Beleg liefert die Angaben zum Kauf; die Person liefert den Kontext, den das Dokument nicht erklären kann.

3. Spesen einreichen und den Workflow weiterlaufen lassen

Beim Einreichen sendet die App eine E-Mail an den Verarbeitungs-Workflow. AuximoLens verarbeitet das Dokument, die Vorschläge für bexio-Konto und MWST werden vorbereitet, und die Spesen werden anschliessend an bexio übermittelt. Dieser Weg nutzt die gemeinsamen Verarbeitungskomponenten, aber ohne die Prüfschritte der Rechnungsfreigabe-App.

Zwei Apps mit unterschiedlichen Aufgaben. Die Rechnungs-App ist für Freigabeentscheide zuständig. Die Expenses App sammelt Spesen ein und sendet die E-Mail, mit der ihre Verarbeitung beginnt. Beide Wege führen zu bexio.

Die kleine Änderung, die viel ausmacht

Spesen werden eingereicht, solange sich die Person noch gut an den Kauf erinnert. Die Übergabe per E-Mail bringt dann den Beleg und seine Angaben in den Buchhaltungs-Workflow.

Wenn ein Dokument genauer geprüft werden muss

Alltägliche Dokumente sind nicht perfekt. Eine Quittung kann unscharf sein, eine Rechnung ein ungewohntes Layout haben oder eine Kaufbeschreibung zu vage für eine sichere Empfehlung sein.

Ausgelesene Informationen und Buchungsvorschläge müssen weiterhin angemessen geprüft werden. Im Rechnungsprozess können fehlerhafte Verarbeitungen zur Abklärung separiert werden. In der Expenses App prüft und korrigiert die Person die Felder vor dem Einreichen.

Vorschläge für Konto und MWST bereiten die Arbeit vor. Ihr Nutzen liegt darin, jemandem einen brauchbaren Ausgangspunkt zu geben und die Angaben für eine Entscheidung bereitzustellen.

Was das für Ihr Team bedeutet

Weniger manuelle Eingaben

AuximoLens liest Dokumentangaben aus und hilft, Vorschläge für Konto und MWST vorzubereiten. Das reduziert wiederholtes Abtippen.

Klarer Freigabestatus

Die Rechnungs-App zeigt, welche Rechnungen «In Process», «Approved» oder «Rejected» sind. So ist der nächste Schritt leichter zu erkennen.

Verbundene Buchhaltung

Freigegebene Rechnungen und eingereichte Spesen gelangen über ihre jeweiligen Workflows zu bexio. Das reduziert manuelle Übergaben.

Ob eine Rechnung per E-Mail eintrifft oder ein Beleg über die Expenses App eingereicht wird: Ihr Team hat einen klaren Prozess – vom ersten Dokument bis zum Eintrag in bexio.

Häufig gestellte Fragen

Durchlaufen Rechnungen und Spesen denselben Ablauf?

Nein. Lieferantenrechnungen treffen per E-Mail ein, gelangen in die Rechnungsfreigabe-App und werden nach der Freigabe an bexio übermittelt. Die Expenses App sendet nach dem Einreichen eine E-Mail. Die Spesen folgen danach dem gemeinsamen Weg für bexio-Vorschläge und Übermittlung, ohne Freigabeschritt.

Was bedeuten die Rechnungsstatus?

«In Process» bedeutet, dass die Rechnung auf eine Entscheidung wartet. «Approved» bedeutet, dass sie akzeptiert wurde und an bexio weitergeht. «Rejected» bedeutet, dass sie abgelehnt wurde und den Weg für freigegebene Rechnungen nicht durchläuft.

Können Mitarbeitende die Belegerkennung korrigieren?

Ja. Mitarbeitende prüfen die ausgefüllten Spesenfelder und können sie vor dem Einreichen korrigieren oder ergänzen.

Ersetzt KI die Person, die die Rechnung freigibt?

Nein. KI hilft, Dokumente zu lesen und Vorschläge vorzubereiten. Die verantwortliche Person trifft die Entscheidung über Freigabe oder Ablehnung in der Rechnungs-App.

Geben Sie jedem Dokument einen klaren nächsten Schritt

Denken Sie an die Rechnung vom Montagmorgen und an die Quittung, die auf dem Handy von jemandem wartet. Beide haben jetzt einen Startpunkt und einen Weg, dem sie folgen.

Genau das ist das praktische Ziel der Rechnungs- und Spesensysteme von Auximo: Menschen helfen, die Arbeit rund um ein Dokument abzuschliessen – mit weniger kopierten Informationen und weniger offenen Entscheidungen.

Möchten Sie das Rechnungs- und Spesensystem für Ihr Unternehmen automatisieren?

Wie viel Arbeit entsteht in Ihrem Unternehmen, nachdem eine Rechnung oder ein Beleg eingetroffen ist? Sprechen Sie mit Auximo darüber, wie Dokumentenanalyse, Rechnungsfreigaben und Spesenerfassung rund um die Arbeitsweise Ihres Teams verbunden werden können. Mehr über unsere Lösungen und AuximoDevelopment.