Das Rechnungs- und Spesensystem von Auximo verbindet Lieferantenrechnungen, Spesenbelege und Freigaben mit bexio. AuximoLens, unser selbst entwickeltes System zur Dokumentenanalyse, liest die wichtigsten Angaben aus und bereitet Vorschläge für Konto und MWST vor, sodass Mitarbeitende Informationen prüfen statt abtippen. Lieferantenrechnungen gelangen nach Prüfung und Freigabe zu bexio; Spesen gelangen nach dem Einreichen über die Expenses App direkt zu bexio.
Warum wir das entwickelt haben
Eine Rechnung ist in Sekunden da. Warum dauert die Arbeit damit so viel länger?
Es beginnt mit etwas Kleinem. Eine Rechnung landet in Ihrem Posteingang. Eine Kollegin kommt mit einer Quittung von einer Geschäftsreise zurück. Jemand kauft etwas fürs Büro und verspricht, die Spesen später einzureichen. Nichts Ungewöhnliches. Einfach ein normaler Arbeitstag.
Dann beginnen die Fragen. Wohin gehört dieses Dokument? Wer muss es freigeben? Hat schon jemand den Betrag erfasst? Auf welches Konto gehört es? Und wie steht es mit der MWST?
Das Dokument selbst ist selten das Schwierige. Es ist alles, was danach kommt.
Zwei Wege im Überblick: Rechnungen und Spesen
Rechnungen gelangen nach Prüfung und Freigabe zu bexio. Spesen gelangen nach dem Einreichen über die Expenses App direkt zu bexio – beide mit den Vorschlägen für Konto und MWST-Typ, die für die Buchung in bexio nötig sind. Das Ziel ist dasselbe, der Weg ist ein anderer.
Die Tools hinter dem Rechnungs- und Spesenprozess
Die Arbeit fühlt sich einfacher an, wenn die Tools zusammenspielen. Mitarbeitende sehen die App und die Informationen, die sie brauchen; die Verbindungen im Hintergrund tragen das Dokument und seine Angaben von Schritt zu Schritt.
E-Mail für eingehende Rechnungen
Der Weg einer Rechnung beginnt im Postfach. Eine per E-Mail eingehende Lieferantenrechnung gelangt in den Rechnungsverarbeitungs-Workflow, sodass das Team einen klar definierten Startpunkt hat.
Power Apps für die Menschen, die die Arbeit erledigen
In der Rechnungsfreigabe-App prüft die verantwortliche Person die Rechnungen; die App verwaltet die Status «In Process», «Approved» und «Rejected».
In der separaten Expenses App laden Mitarbeitende Belege hoch, lassen sie analysieren, prüfen die Angaben und reichen ihre Spesen ein.
AuximoLens für die Dokumentenanalyse
AuximoLens ist unser selbst entwickeltes System zur Dokumentenanalyse und in beide Workflows integriert – Rechnungen und Spesen. Es liest die wichtigsten Angaben aus und reduziert manuelle Eingaben, während die Informationen für Prüfung und Korrektur verfügbar bleiben.
Auximo-Automatisierung für die Verbindungen
Power Automate und Python-Komponenten koordinieren die Verarbeitung. Die Komponente für Buchungsvorschläge nutzt die Angaben aus dem Dokument zusammen mit den verfügbaren bexio-Konten und MWST-Optionen, um eine Empfehlung vorzubereiten.
SharePoint für Datensätze und Dokumente
SharePoint enthält die Datensätze und Belege, die in den Workflows verwendet werden, auch im Rechnungsfreigabeprozess. Diese Ablage im Hintergrund hilft, die Informationen geordnet zu halten, während die Arbeit von Schritt zu Schritt weitergeht.
bexio für die Anbindung an die Buchhaltung
Freigegebene Lieferantenrechnungen und eingereichte Spesen werden an bexio übermittelt. Rechnungen durchlaufen zuerst die Freigabe-App. Bei Spesen löst das Einreichen eine E-Mail an den Verarbeitungs-Workflow aus, danach folgen die bexio-Vorschläge und die Übermittlung. Auch die Stammdaten zu Konten und MWST fliessen in die Buchungsvorschläge ein.
So funktioniert der Rechnungsprozess: vom Posteingang zu bexio
Stellen Sie sich vor, Sie öffnen an einem hektischen Montagmorgen eine Lieferantenrechnung. Bevor jemand entscheiden kann, was damit passiert, müssen Lieferant, Daten und Gesamtbetrag ermittelt werden. Ausserdem muss jemand verstehen, wofür der Kauf war.
Der Workflow von Auximo liest die Rechnungsangaben aus und bereitet Vorschläge für Buchung und MWST vor. Statt mit einem leeren Datensatz zu beginnen, startet die prüfende Person mit Informationen, die aus dem Dokument stammen.
Danach erscheint die Rechnung in der Rechnungsfreigabe-App mit dem Status «In Process». Sie wartet auf eine Entscheidung und hat einen festen Platz im Prozess, statt ein weiterer Anhang zu sein, an den man denken muss.
Eine Entscheidung, die sichtbar bleibt
Die verantwortliche Person prüft die Rechnung und wählt «Approve» oder «Reject». Die App zeigt den daraus folgenden Status an. Freigegebene Rechnungen werden anschliessend an bexio übermittelt. Abgelehnte Rechnungen durchlaufen diese Übermittlung für freigegebene Rechnungen nicht.
Vorbereitete Informationen und menschliches Urteil. Einen Betrag auszulesen oder ein Konto vorzuschlagen, bedeutet nicht, dass ein Kauf freigegeben ist. Die Prüfung in der Rechnungsfreigabe-App ist eine eigene Entscheidung.
So funktioniert der Spesenprozess: vom Beleg zu bexio
Unterdessen hat ein Kollege gerade etwas für die Arbeit bezahlt. Die Quittung wandert in die Tasche. Ein Foto wird gemacht. Gut möglich, dass der nächste Gedanke vertraut klingt: Darum kümmere ich mich später.
Später ist die Quittung vielleicht noch da, aber die Details sind weniger klar. Wofür war der Kauf? Welcher Betrag soll erfasst werden? Wo muss er eingereicht werden?
Die Auximo Expenses App gibt dieser Quittung einen Ort, solange der Kauf noch frisch in Erinnerung ist.
1. Beleg hochladen und die Analyse starten
Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter lädt ein Foto oder PDF des Belegs hoch und startet die Analyse. Das System hilft, das Spesenformular mit Angaben wie Anbieter, Datum, Betrag, Währung und MWST auszufüllen – je nachdem, was auf dem Dokument sichtbar ist.
2. Angaben prüfen und den Kontext ergänzen
Die Person prüft das Ergebnis, korrigiert, was nötig ist, und füllt die übrigen Felder aus. Der Beleg liefert die Angaben zum Kauf; die Person liefert den Kontext, den das Dokument nicht erklären kann.
3. Spesen einreichen und den Workflow weiterlaufen lassen
Beim Einreichen sendet die App eine E-Mail an den Verarbeitungs-Workflow. AuximoLens verarbeitet das Dokument, die Vorschläge für bexio-Konto und MWST werden vorbereitet, und die Spesen werden anschliessend an bexio übermittelt. Dieser Weg nutzt die gemeinsamen Verarbeitungskomponenten, aber ohne die Prüfschritte der Rechnungsfreigabe-App.
Zwei Apps mit unterschiedlichen Aufgaben. Die Rechnungs-App ist für Freigabeentscheide zuständig. Die Expenses App sammelt Spesen ein und sendet die E-Mail, mit der ihre Verarbeitung beginnt. Beide Wege führen zu bexio.
Die kleine Änderung, die viel ausmacht
Spesen werden eingereicht, solange sich die Person noch gut an den Kauf erinnert. Die Übergabe per E-Mail bringt dann den Beleg und seine Angaben in den Buchhaltungs-Workflow.
Wenn ein Dokument genauer geprüft werden muss
Alltägliche Dokumente sind nicht perfekt. Eine Quittung kann unscharf sein, eine Rechnung ein ungewohntes Layout haben oder eine Kaufbeschreibung zu vage für eine sichere Empfehlung sein.
Ausgelesene Informationen und Buchungsvorschläge müssen weiterhin angemessen geprüft werden. Im Rechnungsprozess können fehlerhafte Verarbeitungen zur Abklärung separiert werden. In der Expenses App prüft und korrigiert die Person die Felder vor dem Einreichen.
Vorschläge für Konto und MWST bereiten die Arbeit vor. Ihr Nutzen liegt darin, jemandem einen brauchbaren Ausgangspunkt zu geben und die Angaben für eine Entscheidung bereitzustellen.
Was das für Ihr Team bedeutet
Weniger manuelle Eingaben
AuximoLens liest Dokumentangaben aus und hilft, Vorschläge für Konto und MWST vorzubereiten. Das reduziert wiederholtes Abtippen.
Klarer Freigabestatus
Die Rechnungs-App zeigt, welche Rechnungen «In Process», «Approved» oder «Rejected» sind. So ist der nächste Schritt leichter zu erkennen.
Verbundene Buchhaltung
Freigegebene Rechnungen und eingereichte Spesen gelangen über ihre jeweiligen Workflows zu bexio. Das reduziert manuelle Übergaben.
Ob eine Rechnung per E-Mail eintrifft oder ein Beleg über die Expenses App eingereicht wird: Ihr Team hat einen klaren Prozess – vom ersten Dokument bis zum Eintrag in bexio.
Häufig gestellte Fragen
Durchlaufen Rechnungen und Spesen denselben Ablauf?
Nein. Lieferantenrechnungen treffen per E-Mail ein, gelangen in die Rechnungsfreigabe-App und werden nach der Freigabe an bexio übermittelt. Die Expenses App sendet nach dem Einreichen eine E-Mail. Die Spesen folgen danach dem gemeinsamen Weg für bexio-Vorschläge und Übermittlung, ohne Freigabeschritt.
Was bedeuten die Rechnungsstatus?
«In Process» bedeutet, dass die Rechnung auf eine Entscheidung wartet. «Approved» bedeutet, dass sie akzeptiert wurde und an bexio weitergeht. «Rejected» bedeutet, dass sie abgelehnt wurde und den Weg für freigegebene Rechnungen nicht durchläuft.
Können Mitarbeitende die Belegerkennung korrigieren?
Ja. Mitarbeitende prüfen die ausgefüllten Spesenfelder und können sie vor dem Einreichen korrigieren oder ergänzen.
Ersetzt KI die Person, die die Rechnung freigibt?
Nein. KI hilft, Dokumente zu lesen und Vorschläge vorzubereiten. Die verantwortliche Person trifft die Entscheidung über Freigabe oder Ablehnung in der Rechnungs-App.
Geben Sie jedem Dokument einen klaren nächsten Schritt
Denken Sie an die Rechnung vom Montagmorgen und an die Quittung, die auf dem Handy von jemandem wartet. Beide haben jetzt einen Startpunkt und einen Weg, dem sie folgen.
Genau das ist das praktische Ziel der Rechnungs- und Spesensysteme von Auximo: Menschen helfen, die Arbeit rund um ein Dokument abzuschliessen – mit weniger kopierten Informationen und weniger offenen Entscheidungen.
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