Der automatisierte wöchentliche Projektstatusbericht von Auximo ist ein Word-Dokument, das jedes laufende Projekt auf einen Blick zeigt: einen Ampelstatus, einen Zeitplan in sechs Phasen, ob etwas von Ihnen benötigt wird, und den Zahlungsplan. Er wird automatisch aus Projektdaten in Azure DevOps und Rechnungsdaten in bexio erstellt, sodass niemand Zahlen von Hand kopieren muss. Wer eine Ampel lesen kann, kann auch diesen Bericht lesen.
Warum wir das entwickelt haben
Wenn Sie ein Projekt an einen Partner übergeben, kommt jede Woche dieselbe Frage zurück: «Wo stehen wir eigentlich?»
Bei Auximo finden wir: Sie sollten gar nicht fragen müssen. Jede Woche erhalten Sie ein klares Dokument, das die Frage für Sie beantwortet: was gut läuft, was in Verzug ist, was wir von Ihnen brauchen und wo Sie bei den Zahlungen stehen. Kein Fachjargon, kein Suchen in E-Mails, kein Raten.
Dieses Dokument ist unser automatisierter wöchentlicher Projektstatusbericht: ein klarer, kundenfreundlicher Projektbericht, erstellt aus den Daten in Azure DevOps und Ihren Rechnungen. Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt hindurch. Technisches Vorwissen brauchen Sie nicht.
Kurz gesagt. Einmal pro Woche erhalten Sie ein Word-Dokument mit allen aktiven Projekten, die wir für Sie umsetzen. Jedes Projekt hat einen Ampelstatus, einen Zeitplan, eine Zahlungsübersicht und einen klaren Hinweis, ob wir etwas von Ihnen brauchen.
Wie Ihr Bericht entsteht
Im Hintergrund kommen zwei Informationsquellen zusammen. Die erste ist unsere Projektarbeit: die Aufgaben, Meilensteine und Fälligkeitsdaten Ihres Projekts. Die zweite sind Ihre Rechnungen: Rechnungsnummern, Fälligkeitsdaten und ob sie bezahlt sind.
Auximo prüft diese Informationen, übernimmt die Datumsberechnungen und schreibt alles in einem festen, vertrauten Layout zusammen. Das Ergebnis ist ein Word-Dokument für Ihr Unternehmen. So sieht der Bericht jede Woche gleich aus, und Sie wissen immer, wo Sie hinschauen müssen.
Die Tools hinter Ihrem Projektbericht
Ein guter Projektstatusbericht ist nur so zuverlässig wie die Tools, auf denen er aufbaut. Wir nutzen etablierte Tools, die Sie vielleicht schon kennen, und verbinden sie so, dass niemand Zahlen von Hand kopieren muss.
Azure DevOps (Projektverfolgung)
In der DevOps-Plattform von Microsoft planen und verfolgen wir Ihr Projekt: jedes Projekt, seine Schritte, Fälligkeits- und Abschlussdaten. Da der Status direkt aus den echten Projektdaten stammt, zeigt er, was tatsächlich passiert.
bexio (Rechnungen und Zahlungen)
Ihre Rechnungen, Rechnungsnummern, Fälligkeitsdaten und der Zahlungsstatus stammen aus unserer Buchhaltungssoftware. So ist der Zahlungsplan in Ihrem Bericht immer aktuell.
Auximo-Automatisierung
Unsere eigene Automatisierung liest beide Quellen, berechnet Ampelstatus und Zeitplan und füllt den Bericht aus. Das ist der Teil, der Stunden an manueller Berichtsarbeit spart.
Microsoft Word (Ihr Bericht)
Das Ergebnis ist ein normales Word-Dokument mit festem Layout. Einfach zu lesen, weiterzuleiten und zu archivieren. Zum Öffnen brauchen Sie weder spezielle Software noch ein Login.
Ein Rundgang durch Ihren wöchentlichen Projektbericht
Jeder Bericht besteht aus zwei Teilen. Die erste Seite ist die Projektübersicht. Danach folgt für jedes Ihrer Projekte eine Detailseite. So ist der Bericht aufgebaut:
- Wer und wann. Ihr Firmenname, das Datum und die Kalenderwoche (KW), damit Sie immer wissen, welche Woche Sie vor sich haben.
- Alle Projekte auf einen Blick. Eine Zeile pro Projekt mit Projektnummer, Name, Typ, Fortschritt und Zieldatum.
- Ampelstatus. Ein farbiger Punkt und ein Wort, die zeigen, wie es um das Projekt steht.
- Wo Handlungsbedarf besteht. Ein Punkt, der zeigt, ob wir etwas von Ihnen brauchen.
- Eine Detailseite pro Projekt. Zeitplan, Zahlungsplan und Ihre Projektleitung, alles auf einer Seite.
Welche Projekte sind enthalten?
Ihr Bericht listet die Projekte auf, die aktuell laufen. Abgeschlossene Projekte fallen von selbst heraus, sodass sich der Bericht nie mit Altem füllt. Je nachdem, was wir für Sie umsetzen, gehört ein Projekt zu einem von drei Typen:
Die Ampel: Wie steht es um mein Projekt?
Der Status ist der schnellste Weg, den Puls eines Projekts zu fühlen. Er betrachtet immer den Schritt, an dem wir gerade arbeiten, und vergleicht das heutige Datum mit dem Fälligkeitsdatum dieses Schritts.
Gut zu wissen. Wochenenden zählen nicht. Fällt ein Fälligkeitsdatum auf einen Freitag, gelten Montag und Dienstag noch als «Gefährdet». Ein Schritt wird erst «Kritisch», wenn drei volle Arbeitstage vergangen sind. «Gefährdet» ist eine Frühwarnung, kein Alarm. Es bedeutet: Wir sind etwas im Verzug, und wir sind dran.
Der Zeitplan: Was ist erledigt, was kommt als Nächstes?
Jedes Projekt durchläuft dieselben sechs Phasen, von der ersten Freigabe bis zum abschliessenden Review. Der Zeitplan zeigt sie der Reihe nach, sodass Sie den ganzen Weg auf einen Blick sehen.
Die Farben erklären sich selbst. Blaue Phasen sind abgeschlossen und zeigen ihr Abschlussdatum. Die grüne Phase ist die, an der wir heute arbeiten – deshalb steht dort «Today». Graue Phasen liegen noch vor uns und zeigen ihr geplantes Datum.
Kundenaktion: Wird etwas von mir benötigt?
Niemand mag ein Projekt, das stockt, weil jemand auf eine Antwort wartet, von der niemand wusste, dass sie nötig ist. Deshalb hat jede Projektseite ein Feld «Client Action».
- Roter Punkt: Wir brauchen etwas von Ihnen. Das Feld sagt Ihnen in einfachen Worten genau, was.
- Grünes Häkchen: Nichts zu tun. Das Feld sagt es klar, sodass ein leeres Feld nie Fragen offenlässt.
Der Zahlungsplan: immer klar, nie eine Überraschung
Jede Projektseite zeigt auch Ihren Zahlungsplan. Die Zahlungen sind in drei Schritte aufgeteilt, die an den tatsächlichen Projektfortschritt gekoppelt sind: 25 % zum Start (Down Payment), 50 % bei der Kundenabnahme (Client Acceptance) und 25 % beim Go-Live.
Für jeden Schritt sehen Sie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und einen Status:
- Bezahlt (grün): Die Rechnung ist bezahlt. Vielen Dank!
- Offen (gelb): Die Rechnung wurde versendet und wartet auf Zahlung.
- Überfällig (rot): Das Fälligkeitsdatum ist überschritten und die Zahlung ist noch offen.
- Noch nicht fällig (grau): Für diesen Schritt gibt es noch keine Rechnung. Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum bleiben leer, bis es eine gibt.
Was das für Sie bedeutet
Klarheit
Ein Dokument, ein Layout, jede Woche. Sie müssen nie nach dem Status Ihres Projekts suchen.
Ehrlichkeit
Verzögerungen erscheinen als «Gefährdet» oder «Kritisch», statt versteckt zu werden. Sie erfahren es zuerst von uns.
Weniger Hin und Her
Offene Fragen und Zahlungen sind auf einen Blick sichtbar. So braucht es weniger Statusanrufe und E-Mails.
So arbeitet Auximo: Wir bauen nicht nur Ihre Lösung, wir halten Sie dabei auch auf dem Laufenden.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der wöchentliche Projektbericht?
Ein Word-Dokument, das den Stand aller laufenden Projekte mit Auximo zusammenfasst: Status, Zeitplan, offene Fragen und Zahlungen. Es wird für Ihr Unternehmen erstellt und hat jede Woche dasselbe Layout.
Wie oft erhalte ich ihn?
Wöchentlich. Kalenderwoche (KW) und Datum stehen oben auf dem Bericht, sodass Sie immer wissen, welche Woche er abdeckt.
Was bedeuten Im Plan, Gefährdet und Kritisch?
Im Plan (grün) bedeutet, dass der aktuelle Schritt noch vor seinem Fälligkeitsdatum liegt. Gefährdet (gelb) bedeutet, dass das Fälligkeitsdatum um weniger als drei Arbeitstage überschritten ist. Kritisch (rot) bedeutet, dass drei oder mehr Arbeitstage vergangen sind. Wochenenden zählen nicht.
Bei meinem Projekt steht «Gefährdet». Muss ich mir Sorgen machen?
Kein Grund zur Panik. Es ist eine Frühwarnung, dass ein Schritt etwas hinter dem geplanten Datum liegt. Wenn wir etwas von Ihnen brauchen, um wieder auf Kurs zu kommen, steht das im Feld «Client Action» auf der Projektseite.
Was soll ich tun, wenn ich den roten Punkt bei «Client Action» sehe?
Lesen Sie den Text im Feld. Er sagt Ihnen genau, was wir von Ihnen brauchen, zum Beispiel ein Dokument, eine Entscheidung oder einen Zugang zu einem System. Sobald Sie es geschickt haben, machen wir weiter. Wenn etwas unklar ist, fragen Sie Ihre Projektleitung bei Auximo.
Was bedeutet das grüne Häkchen?
Dass im Moment nichts für Sie zu tun ist. Im Feld steht «Keine Aktion des Kunden erforderlich.»
Warum fehlt mein Projekt im Bericht?
Der Bericht zeigt nur laufende Projekte. Ein abgeschlossenes Projekt erscheint nicht mehr. Wenn Sie ein Projekt erwarten, das nicht aufgeführt ist, wenden Sie sich bitte an Ihre Projektleitung bei Auximo.
Welches sind die sechs Phasen im Zeitplan?
PDD Approval, Development & Unit Testing, Integration Testing, Deployment and UAT, Production Deployment und Project Review. Jedes Projekt folgt dieser Reihenfolge. Im Hintergrund gibt es einige zusätzliche Arbeitsschritte, etwa die Systemdokumentation und die Ablage der Lösung. Diese ordnen wir der jeweils passenden Phase zu, damit Ihr Zeitplan übersichtlich bleibt.
Warum steht im Zeitplan «Today»?
«Today» markiert die Phase, an der wir gerade arbeiten. Phasen davor zeigen ihr Abschlussdatum, Phasen danach ihr geplantes Datum.
Wie lese ich den Zahlungsplan?
Jede Zeile ist ein Zahlungsschritt (Down Payment, Client Acceptance, Go-Live) mit seinem Anteil am Gesamtbetrag. Sie sehen Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und einen Status: Bezahlt, Offen, Überfällig oder Noch nicht fällig.
Warum sind Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum leer?
Weil es für diesen Schritt noch keine Rechnung gibt. Die Zeile zeigt dann «Noch nicht fällig». Beide Felder füllen sich automatisch, sobald die Rechnung existiert.
Wer ist meine Ansprechperson für ein Projekt?
Die Projektleitung ist auf der Detailseite jedes Projekts genannt. An diese Person wenden Sie sich mit allen Fragen zum Projekt.
Mit welchen Tools wird der Projektstatusbericht erstellt?
Die Projektdaten stammen aus Azure DevOps, die Rechnungs- und Zahlungsdaten aus bexio. Die Automatisierung von Auximo verbindet beides und erstellt den fertigen Bericht als Microsoft-Word-Dokument.
Kann Auximo eine automatisierte Projektberichterstattung für mein Unternehmen einrichten?
Ja, genau so etwas machen wir gerne. Wenn Sie Ihre Arbeit bereits in Azure DevOps verfolgen, können wir daraus einen klaren wöchentlichen Projektstatusbericht in Ihrem Layout und Ihrer Sprache machen. Melden Sie sich, und wir schauen uns Ihr Setup gemeinsam an.
Brauche ich Azure DevOps, um Berichte von Auximo zu erhalten?
Nein. Als Kundin oder Kunde erhalten Sie einfach den fertigen Word-Bericht. Azure DevOps ist das Tool, mit dem wir die Arbeit planen und verfolgen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Projektstatusbericht und einem Dashboard?
Ein Dashboard muss man öffnen und interpretieren. Ein Statusbericht wird Ihnen zugestellt, mit festem Layout und bereits erledigter Interpretation: Status, nächste Schritte und offene Fragen. Viele Kundinnen und Kunden bevorzugen das für Steuerungssitzungen und Management-Updates.
Warum ist mein Bericht auf Deutsch?
Beschriftungen und Status im Bericht sind auf Deutsch. Wenn Sie eine andere Sprache wünschen, sagen Sie es bitte Ihrer Ansprechperson bei Auximo.
Möchten Sie automatisierte Projektstatusberichte für Ihr Unternehmen?
Verfolgen Sie Projekte in Azure DevOps und erstellen Sie Statusberichte stundenlang von Hand? Auximo richtet auch für Ihr Unternehmen eine automatisierte, kundenfreundliche Projektberichterstattung ein. Nehmen Sie Kontakt mit Auximo auf – für ein kurzes Gespräch und einen Beispielbericht auf Basis Ihres eigenen Setups. Mehr über unsere Lösungen und AuximoDevelopment.
Sprechen Sie mit Auximo
Buchen Sie einen Termin mit dem Auximo-Team und besprechen Sie die Prozesse, die Sie automatisieren möchten.
Termin buchen
